山西警察学院财务档案管理制度

第一章 总则

　　为了加强财务档案管理，保证财务档案的安全、完整，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，结合学院实际情况，制定本制度。

第二章 财务档案管理原则

第一条 谁主管谁负责原则。学院档案馆和计划财务部分别负责财务档案的保管，其中五年内（含五年）的财务档案由计划财务部负责保管，五年以上的财务档案由学院档案馆负责管理。

第二条 维护档案完整与安全原则。管理部门做好防火、防盗、防霉工作，确保财务档案完整、安全。

第三条 审批查阅原则。查阅财务档案时，必须按规定程序办理相关查阅手续。

第三章 财务档案归档的范围

第四条 下列财务资料应当归档：

（一） 会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、记账凭证，银行存款对账单及余额调节表等。

　　（二） 会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

　　（三） 预决算和财务报告：包括按规定和主管部门临时通知编报的各种报告，有年度预算批复表、预算公开报告、预算编制说明、年度决算报表、决算报表说明及决算分析报告；政府部门财务报告；上级主管部门对报告的批复及内部审计部门、社会审计、审计厅的审计报告。

（四） 其他财务核算资料：凡与财务核算紧密相关的，由计划财务部负责办理的有参考价值的数据资料。

第四章 财务档案的生成

第五条 财务档案生成真实有效,由计算机等电子设备

形成和输出：

（一）记账凭证。根据原始凭证在计算机上直接编制记账凭证，由计算机打印输出。

（二） 会计账簿。由会计根据已经办理完毕的记账凭证，逐笔顺序登记。各账户的明细账、总账由计算机按年打印输出。

（三） 会计报表。会计报表由计算机按报表填报的要求打印输出。各类报表在报送后将留存的报表按年装订成册。

第五章 财务档案的整理

第六条 会计年度终了后，按照归档要求应将财务档案进行整理、装订成册。各种财务档案应按财务档案材料的关联性，分门别类地存放：

（一）会计凭证。每月末将装订成册的凭证，根据凭证的多少，按本装订，做到整齐、牢固、美观。凭证装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码等。

　　（二）会计账簿。各种会计账簿办理完年度结账后，整理装订。装订后的会计账簿应牢固、平整，并注明所属年度及账簿名称。

　　（三） 会计报表。会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应装订成册，年度终了统一归档保管。

第六章 财务档案的保管

第七条 依据会计岗位工作职责的规定，保管人员对所保管的档案内容及范围负相应的责任。出纳人员不得兼管财务档案。

第八条 档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制档案移交清册，逐一点交。

第九条 五年以上的档案移交学院档案馆时，按照档案馆管理规定，填写档案移交清单，计划财务部与档案馆相关人员逐一点交。

第十条 财务档案应妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第七章 财务档案的查阅使用

　　第十一条 凡需查阅财务档案，须经计划财务部部长批准后，方可办理查阅手续。

　　第十二条 查阅财务档案，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

　　第十三条 查阅财务档案，不得将档案携带外出。特殊情况，须经计划财务部部长、分管院领导批准。借用期间应当妥善保管，确保借入档案安全完整，并在规定时间内归还。

第八章 附则

　第十四条 本制度适用于由计划财务部负责管理的财务档案。

　    第十五条 本制度自印发之日起实施，未尽事宜按国家有关规定处理。